les sous totaux

SOUS TOTAUX

Après avoir appliqué des tris et/ou des filtres sur une base de données (voir pages précédentes), il n'est pas rare de vouloir degager des données chiffrées sur celle-ci (total, moyenne, variance, nombre...). Pour ce faire, Excel offre plusieurs solutions dont :

• l'utilisation des formules et fonctions (pour les tableaux simples)
• l'utilisation des sous totaux (qui est privilégiée dans le cas des bases de données)

Reprenons notre base de données sur les ventes et supposons que l'on veuille faire un bilan annuel des ventes (combien avons-nous vendu pour chacune des années ?).

Mettre en forme les données :

Avant de pouvoir utiliser les sous-totaux, Excel nécessite une mise en forme des données.

Etant donné que l'année est le critère retenu pour faire le bilan (et non le vendeur ou la région), il est indispensable de commencer par trier les données par année (croissant ou decroissant).

Réaliser des statistiques :

Maintenant que les données sont triées, il ne reste plus qu'à ajouter des sous totaux. Pour cela, voici la procédure à suivre :

Sélectionnez une cellule de la plage de données

Dans le menu "Données", choisissez "Sous totaux " pour faire apparaitre la fenêtre suivante :

Comme vous pouvez le constater, il y a 3 options importantes à renseigner :

• "Ajouter un sous-total à" : ici il s'agit de séléctionner la ou les colonnes contenant les données objet du traitement statistique (dans notre exemple ce sont les ventes)
• "Utiliser la fonction" : c'est la fonction (traitement) à appliquer aux données de la colonne séléctionnée (somme, moyenne, variance...)
• "A chaque changement de" : est le critère qui détermine l'application de la fonction sur les données. Dans notre exemple, Excel doit faire la somme des ventes à chaque fois que la valeur de l'année change pour obtenir des totaux annuels. Vous comprenez aussi pourquoi il est indispensable de trier les données avant d'appliquer les sous totaux car sans cela, Excel ferait des sous totaux plusieurs fois pour chaque année (faites un essai pour voir le résultat).

En cliquant sur OK, Excel ajoute des sous totaux à la fin de l'année 2002 et 2003 et un total global. Vous pouvez aussi remarquer qu'à gauche de la feuille de calcul, Excel a ajouté des petits "-". Cliquez sur ces petits boutons et vous verrez disparaitre le détail des données pour ne garder que les totaux. On obtient le résultat synthètique suivant :

Pour retrouver la totalité des données, il suffira d'utiliser les petits boutons "+".

Les sous totaux sont donc une fonction puissante offerte par Excel, toutefois leur maitrise est delicate et nécessite une certaine pratique surtout que dans la réalité les traitements et les critères utilisés sont bien plus complexes que dans cet exemple pédagogique.

De plus, je tiens à mettre l'accent sur le fait que l'appellation "sous totaux" peut prêtrer à confusion car cet outil ne se limite pas aux totaux mais offre aussi des traitements statistiques plus avancés comme nous avons pu le voir.

Pour vous exercer, vous pouvez appliquer des sous totaux par vendeur, région ou mois. Vous pouvez aussi faire des moyennes par vendeur, année, mois et région.