Recommander ce site à un ami Cliquez ici pour ajouter CulturePC à vos sites favoris Lancer l'impression de cette page
Accueil >> Cours & Tutorials >> Cours excel 2003

excel : la fonction recherchev

La fonction RechercheV

Pour schématiser, on peut retenir deux cas où l'on a recours à l'utilisation de la fonction RechercheV :

Structures conditionnelles dynamiques

La fonction recherchev est ici une évolution de la structure conditionnelle classique SI. Elle vient répondre à deux limitations majeures de cette dernière :

•  La fonction SI est limitée à un maximum de 7 SI imbriqués et ne peux donc pas traiter plus de 8 cas,

•  La nécessité de définir les tests en les écrivant dans la formule (en dur), elle n'est donc pas dynamique.

Prenons le cas suivant : vous êtes chargé(e) d'effectuer un rapport sur l'activité commerciale de vos vendeurs. On vous fournit le tableau suivant (dans la première feuille du classeur Excel) que vous devez compléter :

Vendeur

Pays

CA HT

CA TTC

Com

Legrand

France

25000

 

 

Paoli

Italie

49500

 

 

Chasseney

France

22750

 

 

De la garde

Italie

18000

 

 

Parlois

Italie

120000

 

 

Legrand

Espagne

84300

 

 

Paoli

Espagne

21200

 

 

Aulin

France

98700

 

 

On vous fourni aussi la grille suivante qui servira de base aux calculs (dans une seconde feuille du classeur appelée "grille")  :

Pays

TVA

Taux Com

France

19,60%

5%

Espagne

21%

4%

Italie

15%

3,5%

Quelle formule faut-il insérer dans les cellules D2 et E2 pour calculer le CA TTC et les commissions des vendeurs ?

Solution 1 : utiliser la fonction SI

Dans D2 : =SI(B2="France";C2*1,196;SI(B2="Espagne";C2*1,21;SI(B2="Italie";C2*1,15;"?")))

Dans E2 : =SI(B2="France";C2*0,05;SI(B2="Espagne";C2*0,04;SI(B2="Italie";C2*0,035;"?")))

Cette solution comporte les inconvénients suivants :

•  en cas de changement des taux, les formules doivent être editées manuellement

•  s'il y a beaucoup de pays, la formule sera longue et fastidieuse

•  à partir de 8 pays, cette méthode est inutilisable

Solution 2 : utiliser la fonction RechercheV

Etape 1 : Définir la source des données :

Sélectionnez la plage de cellules "$A$2:$C$4" dans la feuille nommée « grille » (il ne faut pas sélectionner les entêtes des colonnes). Ensuite dans le menu "Insertion" allez sur "Nom" puis "Définir" et donnez un nom à la zone sélectionnée (exemple : Source).

Etape 2 : Définir la fonction RechercheV

Placez vous sur D2 et allez dans Insertion > Fonction puis sélectionnez la fonction « RechercheV » qui se trouve dans la catégorie Recherche & Matrices.

Apparaîtra alors l'assistant qui vous propose 4 champs à renseigner (les trois premiers sont obligatoires) :

arguments fonction recherchev

- Valeur_cherchée : c'est la valeur sur laquelle doit être effectué le test, pour la retrouver facilement, gardez à l'esprit que c'est en général la seule qui est partagée entre les deux tableaux elle assure donc le lien entre les données sources et tableau des résultats. Il s'agit dans notre cas de la cellule B2 (Pays).

- Table_matrice : c'est la matrice ou le tableau source des données. Il doit nécessairement comporter au moins 2 colonnes de manière à faire correspondre la valeur cherchée (toujours en première colonne) à une ou plusieurs données (taux de TVA, taux de commission.) dans le colonnes suivantes. Pour la définir, vous avez le choix entre l'insertion de la référence de la plage de données (Grille!$A$2:$C$4) ou l'insertion d'un nom préalablement attribué à la source de données (dans notre cas « Source »).

- No_index_col : c'est le numéro de la colonne dans le tableau source de données qui contient les valeurs que vous souhaitez obtenir. Mettez 2 pour obtenir le taux de TVA et 3 pour le taux de commission (le 1 étant toujours réservé à la valeur cherchée).

- Valeur_proche : ici vous decidez si Excel doit trouver la correspondance exacte ou la correspondance la plus proche. Ceci est utile dans le cas des valeur numeriques. Dans notre cas on mettra « Faux » pour obtenir uniquement des correspondances exactes.

Voici donc la formule à insérer dans la cellule D2 : =C2*(1+RECHERCHEV(B2;Source;2;FAUX))

Pour résumer, cela dit à Excel de rechercher la valeur de B2 dans le tableau appelé Source et de renvoyez la valeur qui lui correspond dans la deuxième colonne de ce tableau. Une fois cette valeur récupérée, elle sera utilisée pour calculer le CA TTC.

De même on aura dans E2 la formule suivante :

=C2*RECHERCHEV(B2;Source;3)

Comme vous pouvez le deviner, ette fonction offre donc les avantages suivants :

•  simplicité, car la formule est plus courte et plus simple à comprendre,

•  dynamisme, car il suffit de modifier les données dans le tableau source pour que les changements soient répercutés automatiquement sans avoir à modifier la formule,

•  il n'y a pas de limite de nombre de pays.

Nota : Dans notre cas, on a eu recours à la fonction RechercheV car les données sont organisées verticalement (les pays sont dans une même colonne et non pas sur une même ligne). Si les pays avaient été organisés horizontalement, c'est la fonction RechercheH qui aurait été utilisée.

Cas 2 : Aide à la saisie

Prenons un cas simple : Vous êtes chargé(e) d'organiser un cycle de formation pour les commerciaux de l'entreprise. Le service Ressources Humaines vous donne la liste des matricules, noms et prenons des participants, mais le formateur souhaiterait avoir plus d'informations sur chacun d'eux pour mieux cibler son intervention. Vous disposez pour cela d'un fichier Excel interne à votre service qui regroupe pour chaque commercial : age, région, expérience, formation, segment de clientèle.

Comment compléter le tableau fourni par les RH avec les données issues de votre fichier interne ?

Solution manuelle : pour chaque matricule vous faites une recherche dans le fichier et vous copiez / collez les données dans le fichier à fournir au formateur. Cette méthode n'est toutefois pas pratique si vous avez plus d'une vingtaine de participants.

Solution automatisée : vous utilisez la fonction RechercheV qui se charge de remplir automatiquement et dynamiquement le fichier à votre place en quelques secondes quel que soit le nombre de participants qu'il contient. Pour ce faire, il suffit de définir le tableau contenant les données sur tous les commerciaux comme source de données (Table_matrice), la valeur_cherchée est qui est le matricule et les numeros des colonnes dont vous souhaitez obtenir les informations.

 


Partagez cet article avec vos amis !

Les types de graphiques >>
Cours Excel
Un cours illustré et très complet sur Excel 2003.

Tutorial eMule
Télechargez tout ce que vous voulez gratuitement grâce à eMule.

Comment créer son site
Tout ce qu'il faut savoir pour créer son site Interent.

Tutorial Anti Spam
Débarassez votre boite eMail du courrier indésirable.

Tutorial Virtualdub
Le couteau suisse de la vidéo sur PC expliqué pas à pas.